Tổ chức lễ khai trương công ty không chỉ là bước quan trọng để bắt đầu hoạt động kinh doanh mà còn là cơ hội để quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng và đối tác tiềm năng. Vậy để chuẩn bị cho sự kiện này, công ty cần chuẩn bị những gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp câu trả lời cho câu hỏi này.

1. Xem ngày giờ tốt để thực hiện buổi lễ khai trương

Trước khi tổ chức lễ khai trương, quan trọng nhất là phải xác định ngày và giờ khai trương. Theo quan niệm truyền thống, việc chọn ngày khai trương công ty vào những ngày và tháng mang lại may mắn và hợp với mệnh chủ của công ty sẽ tạo ra nhiều thuận lợi cho hoạt động kinh doanh và buôn bán. Vì thế, việc lựa chọn ngày giờ khai trương là một phần quan trọng không thể bỏ qua.

Khi đã xác định được ngày và giờ khai trương, bạn có thể lên kế hoạch cho các bước tiếp theo để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng thời điểm và thành công.

2. Lên danh sách khách mời tham gia buổi lễ

Trong lễ khai trương, các vị khách mời bao gồm khách hàng, đối tác và bạn bè của chủ doanh nghiệp. Việc chuẩn bị danh sách khách mời và giấy mời là vô cùng quan trọng. Lời mời cần được viết ngắn gọn nhưng đủ thông tin về sự kiện để tạo ra ấn tượng tích cực và thu hút sự quan tâm từ khách mời. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị các mẫu thiết kế giấy mời độc đáo, lôi cuốn và súc tích.

Sau khi xác định được danh sách khách mời, doanh nghiệp cần in đủ số lượng giấy mời, đảm bảo chất lượng và chuyên nghiệp trong thiết kế. Có thể in thiết kế tại các cửa hàng chuyên về thiệp mời hoặc đặt in từ các dịch vụ in ấn.

Khi công tác chuẩn bị giấy mời hoàn tất, quan trọng là đảm bảo giấy mời được gửi đến tay người nhận đúng hẹn. Bạn có thể chuyển giao giấy mời trực tiếp tại địa điểm hoặc gửi qua dịch vụ bưu điện sau khi liên hệ trực tiếp với khách mời qua điện thoại.

3. Trang trí, chuẩn bị mâm cúng khai trương công ty

Việc trang trí công ty là một phần rất quan trọng trong quá trình chuẩn bị cho lễ khai trương. Việc này đòi hỏi rất nhiều thời gian, từ vài tiếng đến cả ngày chỉ để sắp xếp bàn ghế, các vật dụng trang trí, cũng như backdrop và standee.

Để thu hút sự chú ý của khách hàng và người đi đường vào ngày khai trương, việc sử dụng hệ thống âm thanh và ánh sáng là không thể thiếu. Ngoài các băng rôn và lãng hoa khai trương trước công ty, việc thiết lập một hệ thống âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp cũng rất quan trọng để tạo điểm nhấn cho sự kiện.

Tùy thuộc vào quy mô và ngân sách dành cho lễ khai trương, bạn có thể lựa chọn thiết lập một sân khấu nhỏ và đơn giản, có dàn nhạc sống để tương tác với khách hàng, hoặc chọn những bản nhạc sôi động và phù hợp với bối cảnh của công ty để tạo không khí vui tươi cho buổi khai trương.

Trang trí công ty nên phản ánh các ý tưởng và chủ đề mà công ty muốn truyền đạt, đồng thời phải thể hiện được sự chuyên nghiệp, tinh tế và phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của công ty.

Trong truyền thống, chúng ta thường nói “đầu xuôi, đuôi lọt”. Vì vậy, trong lễ khai trương của các công ty, việc cúng mâm là một phần quan trọng. Đây là cách bắt đầu cho sự kinh doanh thành công. Cúng khai trương cũng là cách để thông báo và cầu mong sự hỗ trợ từ các thần linh.

Số lượng và loại mâm lễ có thể thay đổi theo ý của gia chủ. Nhưng để mâm lễ trở nên hoàn chỉnh, cần có những thứ sau:

• Mâm ngũ quả.
• 1 con gà luộc.
• 1 đầu heo luộc (có thể là heo quay hoặc heo sữa).
• Lọ hoa.
• 3 đĩa xôi.
• 3 chén nước trắng.
• 3 chén nước chè.
• 2 cây nến.
• Đĩa trầu cau.
• Một bộ lễ vàng mã.
• Một bát hương hoặc bát gạo để cắm hương.

4. Quà tặng trong buổi lễ khai trương

Quà tặng trong lễ khai trương là một phần không thể thiếu, không chỉ là món quà kỷ niệm dành cho khách mời sau sự kiện mà còn là một cách để ghi nhớ và tạo ấn tượng sâu sắc đối với những người tham dự.

Để làm cho quà tặng khai trương trở nên độc đáo và ấn tượng, chúng có thể là những món quà nhỏ, dễ thương nhưng mang tính chất độc đáo. Việc gắn logo của công ty lên quà tặng cũng giúp tạo ra sự kỷ niệm và nhận biết thương hiệu đối với người nhận.

Các lựa chọn cho quà tặng khai trương có thể là chiếc áo thun hay một tấm hình in logo của doanh nghiệp. Điều này không chỉ để tạo ấn tượng với khách mời mà còn là cơ hội để quảng bá thương hiệu một cách rộng rãi.

Khi lựa chọn quà tặng cho lễ khai trương công ty, tránh tặng những phần quà có giá trị lớn để tránh gây thiệt hại về mặt tài chính.

5. Lên kịch bản, phân công nhân sự trong buổi lễ khai trương công ty

Lên kịch bản: Sự thành công của sự kiện khai trương phụ thuộc nhiều vào kịch bản được xây dựng. Để tạo ra một kịch bản hoàn hảo, các bước sau cần được chuẩn bị:

• Tiếp đón khách mời và sắp xếp chỗ ngồi cho họ cũng như các vị khách tham dự.
• Chuẩn bị cho phần lễ khai mạc và phát biểu của đại diện từ công ty.
• Tiến hành lễ cắt băng khánh thành, đồng thời chúc mừng sự thành lập của công ty.
• Sắp xếp các tiết mục văn nghệ và giải trí, như múa lân hoặc múa rồng, để chào mừng sự kiện khai trương và thành lập công ty.
• Tri ân và cảm ơn các đại biểu đã tham dự chương trình khai trương.
• Mời khách tham quan tham quan và tham quan các cơ sở của công ty.
• Tổ chức tiệc mặn và tiệc ngọt sau khi khách tham quan công ty.
• Kết thúc chương trình bằng phần bế mạc

Phân công nhân sự trong buổi lễ: Để đảm bảo rằng chương trình khai trương công ty diễn ra một cách suôn sẻ và thành công, việc bố trí nhân sự phù hợp là điều cần thiết. Dưới đây là các vai trò chính cần được bố trí:

• Nhóm tổ chức sự kiện: Chịu trách nhiệm về thiết lập âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị khác trong buổi khai trương.
• PG, Lễ tân: Nhiệm vụ của họ là tiếp đón khách mời, phục vụ trà, cà phê, và sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời, cũng như hỗ trợ trong quá trình cắt băng khai trương.
• Người cắt băng khánh thành: Có thể là khách mời đặc biệt hoặc một người trong công ty.
• MC dẫn chương trình: Đảm nhiệm nhiệm vụ hướng dẫn và thông báo về các phần của chương trình.
• Người nổi tiếng: Được mời để thu hút sự chú ý của khán giả và tạo ra sự chú ý cho sự kiện.
• Nhiếp ảnh gia: Chụp ảnh để lưu giữ lại những khoảnh khắc quan trọng và đáng nhớ của buổi khai trương.
• Nhóm trình diễn văn nghệ: Chịu trách nhiệm về các tiết mục văn nghệ, bao gồm ca sĩ, người mẫu giới thiệu sản phẩm, đội múa lân, và các tiết mục khác để tạo sự thú vị và phong phú cho chương trình.

6. Chiến dịch truyền thông và marketing cho sự kiện ra mắt công ty

Để đạt được mục tiêu thành công và tạo ra ấn tượng tốt trong lễ khai trương, việc triển khai chiến dịch truyền thông và marketing là không thể thiếu.

Các hoạt động truyền thông và marketing có thể bao gồm:

• Sử dụng mạng xã hội để thiết lập chương trình sự kiện và tiến hành quảng bá công ty cũng như sản phẩm của công ty.
• Đầu tư vào quảng cáo truyền thông qua báo chí và phương tiện truyền thông khác để tạo ra sự chú ý cho sự kiện.
• Hợp tác với những người nổi tiếng hoặc các nhân vật có ảnh hưởng để giúp định hình hình ảnh của công ty trong tâm trí của người tiêu dùng.
• Tạo ra các ưu đãi đặc biệt cho khách mời và khách hàng đầu tiên nhằm tăng cường sự quan tâm và hỗ trợ cho sản phẩm của công ty.

Trên đây là những chia sẻ để bạn có sự chuẩn bị chi tiết nhất khi bạn đang chuẩn bị lễ khai trương công ty hay văn phòng của mình. Đây là dạng bài viết để tham khảo. ShipHoa Chúc bạn và công ty của mình luôn “Hưng Thịnh”.